Eine gute Pressemitteilung schreiben ist kein Hexenwerk – wenn du die richtige Struktur kennst. Hier ist die komplette Anleitung mit Aufbau, Beispielen und einer kostenlosen Vorlage zum Download.

Was ist eine Pressemitteilung – kurz erklärt

Eine Pressemitteilung ist ein kurzer, sachlicher Text, mit dem du Journalisten über eine relevante Neuigkeit informierst. Im Gegensatz zu Werbung enthält sie keine Verkaufsbotschaften, sondern liefert reine Fakten. Das Ziel: Die Redaktion soll auf Basis deiner Pressemitteilung einen redaktionellen Artikel verfassen.

Typische Anlässe, um eine Pressemitteilung zu schreiben, sind beispielsweise:

• Produkteinführungen oder neue Services
• Unternehmensgründung oder Jubiläum
• Personalveränderungen in der Führung
• Studienergebnisse oder Branchenerhebungen
• Veranstaltungen, Messen oder Events
• Auszeichnungen, Preise oder Zertifizierungen
• Aktuelle Stellungnahmen zu Branchenthemen

Pressemitteilung schreiben: Die 7 Schritte im Überblick

Bevor wir in die Details gehen, hier zunächst der Prozess in Kurzform. Eine professionelle Pressemitteilung schreibst du in diesen sieben Schritten:

1. Anlass und Aufhänger prüfen – Hat dein Thema echten Newswert?
2. Zielgruppe definieren – Welche Redaktionen passen zu deiner Botschaft?
3. Schlagzeile formulieren – Klar, konkret, maximal 70 Zeichen
4. Lead-Absatz verfassen – Die 5 W-Fragen in 3 bis 4 Sätzen
5. Hauptteil schreiben – Details, Hintergrund und Zitat
6. Boilerplate ergänzen – Unternehmensprofil und Kontaktdaten
7. Versenden und nachfassen – Persönlich, nicht über Verteiler

Jetzt zu den Details der einzelnen Schritte.

Schritt 1: Der Anlass – Hat deine Pressemitteilung echten Newswert?

Der häufigste Fehler beim Pressemitteilung-Schreiben: Man fängt einfach an, ohne zu prüfen, ob das Thema überhaupt relevant ist. Eine Pressemitteilung muss nämlich einen “Aufhänger” haben – einen Grund, warum genau jetzt darüber berichtet werden sollte.

Test: Würde deine Pressemitteilung jemand freiwillig in einem Magazin lesen? Wenn nein, ist sie keine Pressemitteilung, sondern Werbung.

Schritt 2: Die Zielgruppe – An wen schreibst du?

Nicht jede Pressemitteilung passt zu jeder Redaktion. Definiere also vor dem Schreiben:

• Regionale Reichweite – Lokalzeitungen, regionale Magazine
• Branchenfokus – Fachzeitschriften, B2B-Portale
• Überregionale Wirkung – Wirtschaftsmagazine, große Online-Portale

Je präziser deine Zielgruppe, desto erfolgreicher dein Versand. Wer eine Pressemitteilung an 500 generische Adressen schickt, bekommt nämlich fast immer null Reaktionen.

Schritt 3: Die Schlagzeile – Der wichtigste Satz

Die Schlagzeile entscheidet, ob deine Pressemitteilung überhaupt gelesen wird. Sie hat genau einen Job: den Journalisten zum Weiterlesen bringen. Laut Deutschem Journalisten-Verband (DJV) ist die Schlagzeile außerdem das wichtigste Sortier-Kriterium in der täglichen Redaktionsroutine.

Was in einer Schlagzeile funktioniert

• Konkrete Zahlen (“Studie: 73 % der Mittelständler …”)
• Spannung oder Kontrast (“Was niemand über X weiß”)
• Aktualität (“Nach EZB-Entscheidung: …”)
• Maximal 70 Zeichen (passt in Google-SERPs)

Was dagegen nicht funktioniert

• Generisches PR-Sprech (“XY GmbH stellt vor …”)
• Selbstlob (“Innovativer Marktführer launcht …”)
• Buzzwords (“Disruptive Lösung revolutioniert …”)

Schritt 4: Der Lead – Die ersten 3 bis 4 Sätze

Im Lead-Absatz beantwortest du die 5 W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Diese Information muss so dicht sein, dass ein Journalist allein aus dem Lead bereits einen Kurzartikel schreiben könnte.

“Das Berliner Beratungsunternehmen XY hat heute eine Studie veröffentlicht, die zeigt: 73 % der mittelständischen Familienunternehmen haben keinen schriftlichen Nachfolgeplan. Befragt wurden zwischen Januar und März 2026 insgesamt 412 Geschäftsführer in Deutschland. Die Ergebnisse seien laut Studienleiter Müller ein ‘Alarmsignal für die deutsche Wirtschaft’.”

Ein guter Lead enthält außerdem eine konkrete Zahl, eine Quelle und eine Zitat-Andeutung. Mehr braucht es nicht.

Schritt 5: Der Hauptteil – Details und Substanz

Im Hauptteil deiner Pressemitteilung lieferst du Hintergrund, Details und konkrete Beispiele. Der Aufbau folgt dabei der umgekehrten Pyramide: Das Wichtigste zuerst, Details zuletzt. So kann der Redakteur von hinten kürzen, ohne dass Wesentliches verloren geht.

Bewährte Struktur für den Hauptteil

1. Vertiefung der Hauptaussage (1 bis 2 Absätze)
2. Konkrete Beispiele oder Daten
3. Hochwertiges Zitat von dir oder einem Experten
4. Einordnung in den größeren Kontext

Schritt 6: Das Zitat – Die Stimme deiner Pressemitteilung

Jede gute Pressemitteilung enthält mindestens ein Zitat. Allerdings Vorsicht: 90 % aller Zitate sind in der Praxis komplett nutzlos.

So sieht ein schlechtes Zitat aus

“Wir freuen uns sehr, mit dieser Studie einen Beitrag zur Diskussion leisten zu können.”

So sieht ein gutes Zitat aus

“Wenn drei Viertel der Familienunternehmer keinen Nachfolgeplan haben, ist das nicht ein Versäumnis Einzelner – es ist ein strukturelles Problem unserer Wirtschaftskultur.”

Der Unterschied liegt nämlich darin: Das gute Zitat hat eine eigene These und lädt zum Weiterdenken ein. Das schlechte sagt dagegen nichts.

Schritt 7: Boilerplate und Kontaktdaten

Am Ende jeder Pressemitteilung steht der “Abbinder” oder die “Boilerplate”. Das ist ein Standardtext aus 3 bis 5 Sätzen über dein Unternehmen. Dieser Text bleibt in allen deinen Pressemitteilungen gleich – du musst ihn also nur einmal schreiben.

Was eine gute Boilerplate enthält

• Was macht dein Unternehmen genau?
• Für welche Zielgruppe arbeitest du?
• Seit wann gibt es dich?
• Was unterscheidet dich (in einem Satz)?

Direkt darunter folgen außerdem die Pressekontaktdaten: Name, Position, Telefon, E-Mail. Diese Information ist ein Muss – ohne sie ist deine Pressemitteilung wertlos.

Pressemitteilung schreiben: Konkretes Beispiel

So sieht eine professionelle Pressemitteilung in der Praxis aus:

Die häufigsten Fehler beim Pressemitteilung schreiben

Wer eine Pressemitteilung schreiben will, macht oft dieselben Fehler. Die fünf häufigsten sind:

• Zu lang: Mehr als 500 Wörter werden selten gelesen.
• Werbesprache: Adjektive wie “innovativ” oder “einzigartig” wirken als sofortige Löschsignale.
• Kein Aufhänger: Ohne Aktualitätsbezug fehlt der Grund für eine Berichterstattung.
• Generischer Versand: “Sehr geehrte Damen und Herren” an 200 Adressen funktioniert nicht.
• Fehlende Kontaktdaten: Wer nicht erreichbar ist, wird ignoriert.

Pressemitteilung versenden – So machst du es richtig

Eine perfekt geschriebene Pressemitteilung nützt nichts, wenn der Versand falsch läuft. Drei goldene Regeln helfen dir dabei weiter:

Persönlich statt generisch versenden

Schreibe konkrete Journalisten an, nicht generische “redaktion@”-Adressen. Investiere 5 Minuten Recherche pro Empfänger und beziehe dich außerdem auf einen aktuellen Artikel der Person.

Kein PDF-Anhang nutzen

Pressemitteilungen gehören direkt in den Mail-Body. PDFs werden nämlich seltener geöffnet und sind in der Redaktion schwerer weiterzuverarbeiten.

Die optimale Versandzeit beachten

Dienstag und Mittwoch zwischen 9 und 11 Uhr. Nicht Montag (Wochenend-Mailflut) und auch nicht Freitag (Wochenend-Modus in der Redaktion).

FAQ: Pressemitteilung schreiben

Wie lang sollte eine Pressemitteilung sein?

Die ideale Länge liegt zwischen 300 und 500 Wörtern, maximal eine A4-Seite. Längere Texte werden in Redaktionen nämlich oft nicht vollständig gelesen.

Was kostet eine professionell geschriebene Pressemitteilung?

Bei freien Textern liegt der Preis zwischen 250 und 800 Euro pro Pressemitteilung. PR-Agenturen verlangen meist mehr, dafür allerdings mit Versand-Service. Selbst geschrieben kostet sie nichts außer Zeit – braucht aber Übung.

Wie verteile ich meine Pressemitteilung?

Am besten manuell und persönlich an recherchierte Journalisten. Bezahlte Presseverteiler erreichen zwar viele Adressen, landen aber dagegen oft im Papierkorb. Qualität schlägt nämlich Quantität.

Brauche ich für jede Neuigkeit eine Pressemitteilung?

Nein. Nur wenn dein Thema echten Newswert hat. Zu häufige Mitteilungen ohne Substanz schaden außerdem mehr, als sie nützen.

Wie unterscheidet sich eine Pressemitteilung von einem Pressetext?

Die Begriffe werden meist synonym verwendet. “Pressetext” ist allerdings der etwas breitere Begriff und umfasst auch Gastartikel oder Fachbeiträge. “Pressemitteilung” bezeichnet dagegen die klassische Nachrichtenform. Mehr Details findest du außerdem in unseren PR-Paketen für Medienveröffentlichungen.

Fazit: Pressemitteilung schreiben ist Handwerk

Eine gute Pressemitteilung zu schreiben ist kein Talent, sondern eine Methode. Wer die 7 Schritte konsequent umsetzt, die häufigsten Fehler vermeidet und seine Mitteilung gezielt versendet, hat nämlich deutlich höhere Chancen auf Berichterstattung als 95 % der Konkurrenz.

Wichtig ist dabei: Nicht jede Pressemitteilung wird sofort funktionieren. Pressearbeit braucht Geduld und Wiederholung. Aber wenn du systematisch vorgehst, bauen sich Kontakte und Erfolge mit der Zeit auf.

Du willst, dass deine nächste Pressemitteilung wirklich gelesen wird? In einem kostenlosen Strategiegespräch prüfen wir deine Texte – oder schreiben sie gemeinsam mit dir. Sichere dir jetzt deinen Termin.