Die ewige Frage rund um Journalisten kontaktieren: Soll ich anrufen oder anschreiben? Die Antwort ist komplizierter als gedacht. Hier ist der komplette Leitfaden mit Vorlagen für beide Wege.

Die ehrliche Antwort: Es kommt drauf an

Journalisten sind beim Thema Kontaktaufnahme gespalten. Die einen sagen: “Bitte nur E-Mail!” Die anderen dagegen: “Ruft mich an, sonst geht’s unter!” Was stimmt also wirklich?

Beides. Die Wahrheit ist nämlich: Der Kanal ist weniger wichtig als die Art, wie du ihn nutzt. Eine schlechte E-Mail nervt genauso wie ein schlechter Anruf. Eine gute E-Mail funktioniert. Ein guter Anruf außerdem auch. Laut Cision State of the Media Report bevorzugen über 90 % der Journalisten weltweit E-Mail als Erstkontakt – ein klares Signal für deine Standardstrategie.

E-Mail: Wann, wie, warum

Wann E-Mail die richtige Wahl ist

• Erstkontakt mit einem Journalisten, den du noch nie kontaktiert hast.
• Komplexe Themen, die zusätzlichen Kontext brauchen.
• Du hast Material zum Anhängen wie Fotos, Daten oder Studien.
• Nicht zeitkritisch – das Thema läuft nicht heute oder morgen weg.
• Du bist unsicher am Telefon – dann lieber eine gute E-Mail als ein schlechter Anruf.

Vorteile der E-Mail

• Der Journalist kann antworten, wann es ihm gerade passt.
• Du kannst außerdem Links und Material direkt mitschicken.
• Deine Nachricht lässt sich in der Redaktion einfach weiterleiten.
• Du hast genug Zeit, deinen Text vorab zu überarbeiten.

Nachteile der E-Mail

• Sie geht im Postfach leicht unter (50 bis 200 Mails pro Tag sind keine Seltenheit).
• Keine Chance auf Dialog oder direkte Rückfragen.
• Sie wirkt zudem unpersönlicher als ein Anruf.

E-Mail-Vorlage für den Erstkontakt

Betreff: [Konkretes Thema] – Ihr Artikel zu [Bezug]

Hallo Frau/Herr [Nachname],

Ihr Artikel zu [konkreter Artikel] hat mich überzeugt – besonders [konkrete Stelle zitieren].

Ein Thema, das aktuell dazu passt: [Dein Thema in max. 10 Wörtern].

Die zentrale These: [These in einem Satz].

Hätten Sie Interesse an einem Austausch dazu?

Beste Grüße
[Dein Name]
[Telefon] | [E-Mail]

Anruf: Wann, wie, warum

Wann der Anruf die richtige Wahl ist

• Zeitkritische News – etwas passiert heute oder morgen.
• Follow-up nach einer E-Mail, die unbeantwortet blieb.
• Bestehende Beziehung zu dem Journalisten.
• Einfaches Thema, das sich in 2 Minuten erklären lässt.
• Du bist gut am Telefon und kannst Dinge schnell auf den Punkt bringen.

Vorteile des Anrufs

• Sofortiges Feedback – du merkst nämlich direkt, ob Interesse besteht.
• Persönlicher Kontakt baut außerdem schnell Beziehung auf.
• Kein “Untergehen” im überfüllten Postfach.
• Du kannst auf Rückfragen direkt reagieren.

Nachteile des Anrufs

• Stört im falschen Moment (Redaktionsschluss oder Meeting).
• Der Journalist hat keine Zeit, sich Material in Ruhe anzuschauen.
• Schwieriger umzusetzen für introvertierte Menschen.

So rufst du richtig an

"Guten Tag Frau/Herr [Nachname], hier ist [Dein Name]. Habe ich Sie gerade gut erreicht? Haben Sie 2-3 Minuten?"

[Wenn ja:]
"Ich habe Ihren Artikel zu [Thema] gelesen. Ein Aspekt, der dazu passen könnte: [Dein Thema in einem Satz]. Wäre das interessant für Sie?"

[Wenn nein:]
"Verstehe – wann passt es besser? Oder soll ich Ihnen lieber eine kurze E-Mail schicken?"

Die goldene Regel: Personalisierung

Egal ob E-Mail oder Anruf: Personalisierung schlägt alles. Wer zeigt, dass er die Arbeit des Journalisten kennt und wertschätzt, hat nämlich rund zehnmal höhere Erfolgschancen.

Checkliste für jeden Kontakt:

• Journalist mit Namen angesprochen? ✓
• Bezug auf einen seiner letzten Artikel hergestellt? ✓
• Thema klar in einem Satz formuliert? ✓
• Kürze eingehalten (E-Mail unter 200 Wörter, Anruf unter 3 Minuten)? ✓
• Keine Werbebegriffe (innovativ, einzigartig, revolutionär) verwendet? ✓

FAQ: Journalisten kontaktieren

Wie viele Journalisten darf ich gleichzeitig kontaktieren?

Bei exklusiven Geschichten gilt: nur einen. Bei Standard-Themen sind dagegen 5 bis 10 parallel okay, allerdings muss jede einzelne Mail wirklich personalisiert sein.

Wann ist die beste Zeit für einen Anruf?

Dienstag bis Donnerstag zwischen 10 und 11 Uhr oder zwischen 14 und 15 Uhr. Montags sind nämlich oft Redaktionskonferenzen, und freitags läuft die Woche aus.

Wie lerne ich, Journalisten richtig anzusprechen?

In unserem PR-Workshop zeigen wir dir die exakten Formulierungen, die für E-Mail und Telefon funktionieren. Mehr dazu findest du außerdem in unseren PR-Paketen für Medienveröffentlichungen.

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