Einen Presseverteiler aufbauen ist Gold wert – aber er muss zu deinem Business passen. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit konkreter Excel-Struktur, speziell für Solo-Unternehmer und Selbstständige.

Was ist ein Presseverteiler – und was nicht?

Ein Presseverteiler ist eine strukturierte Liste mit Kontaktdaten von Journalisten, Redakteuren und freien Autoren, die für dein Themengebiet relevant sind. Was ein Presseverteiler dagegen NICHT ist:

• Kein gekaufter Massen-Verteiler mit 1.000+ generischen Adressen.
• Kein E-Mail-Verteiler an „redaktion@“ oder „info@“.
• Kein Newsletter-Tool für Pressemitteilungen.

Wer einen Presseverteiler aufbauen will, geht den Weg „Qualität schlägt Quantität“. 30 sorgfältig recherchierte Kontakte bringen nämlich mehr als 1.000 Massen-Adressen.

Presseverteiler aufbauen: Die 5 Schritte

Zielmedien definieren

Bevor du auch nur einen Kontakt suchst, kläre folgende Fragen: Welche Medien lesen meine Wunschkunden? Welche Magazine berichten über meine Branche? Wo will ich auftauchen, damit es meiner Sichtbarkeit hilft? Schreibe dafür eine Liste mit 20 bis 30 konkreten Medien.

Ansprechpartner recherchieren

Für jedes Medium suchst du dann die konkrete Person, die über dein Themengebiet schreibt. Wege dahin:

• Impressum prüfen: Ressortleiter und Redakteure.
• Letzte Artikel lesen: Wer hat über vergleichbare Themen geschrieben?
• LinkedIn-Recherche: Welche Journalisten arbeiten bei dem Medium?
• Anruf bei der Redaktion: „Wer ist bei Ihnen für [Thema] zuständig?“

Laut Deutschem Journalisten-Verband (DJV) ist der direkte Kontakt zum zuständigen Redakteur außerdem die einzige wirklich effektive Form der Kontaktaufnahme.

Kontaktdaten strukturieren

Jetzt kommt die Excel-Struktur ins Spiel. Eine gute Tabelle enthält dabei pro Kontakt mindestens:

• Vor- und Nachname des Journalisten
• Medium (Print, Online, Podcast etc.)
• Ressort oder Themenschwerpunkt
• E-Mail-Adresse (offiziell veröffentlicht)
• Telefonnummer (optional)
• LinkedIn-Profil
• Datum des letzten Kontakts
• Notizen (Themen, Vorlieben, Reaktionen)

Kontakthistorie pflegen

Das ist der wichtigste Schritt, den viele leider vergessen. Trag also bei jedem Kontakt ein:

• Datum und Anlass der ersten Kontaktaufnahme
• Reaktion (geantwortet / nicht geantwortet / abgelehnt / veröffentlicht)
• Notiz: Was interessiert die Person? Was nicht?
• Nächster geplanter Kontakt

Regelmäßige Aktualisierung

Ein Presseverteiler ist nämlich kein einmaliges Projekt. Redakteure wechseln Jobs, gehen in Elternzeit oder ändern ihre Ressorts. Plane daher alle 3 Monate eine Aktualisierungs-Stunde fest ein.

Excel-Struktur für deinen Presseverteiler

Eine professionelle Excel-Struktur für deinen Presseverteiler enthält folgende Spalten:

Im Status-Feld bewährt sich dabei diese Kategorisierung: „Neu“, „Kontaktiert“, „Geantwortet“, „Veröffentlicht“, „Inaktiv“. So filterst du jederzeit, mit wem du dich gerade beschäftigen solltest.

Presseverteiler aufbauen: DSGVO und rechtliche Aspekte

Wichtig zu wissen: Wenn du einen Presseverteiler aufbauen willst, gelten nämlich Datenschutz-Regeln. Die wichtigsten Punkte:

• Berufliche Daten: Offiziell veröffentlichte E-Mail-Adressen von Journalisten (im Impressum oder auf der Redaktionsseite) darfst du speichern und nutzen, solange du berufliche Inhalte sendest.
• Berechtigtes Interesse: Journalisten haben in der Regel ein berufliches Interesse an Pressemitteilungen aus ihrem Ressort.
• Abmeldelink anbieten: Trotzdem sollte jede E-Mail außerdem eine Abmeldemöglichkeit enthalten.
• Keine privaten Daten: Private E-Mail-Adressen oder Handynummern haben in einem Presseverteiler nichts verloren.

Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit konsultiere also einen Datenschutz-Experten.

Häufige Fehler beim Presseverteiler aufbauen

1. Zu schnell zu groß: Lieber 30 sorgfältige Kontakte als 300 oberflächliche.
2. Nur E-Mail-Adresse speichern: Ohne Ressort und Themen-Notizen wertlos.
3. Keine Aktualisierung: Nach 6 Monaten sind 20 bis 30 % der Kontakte veraltet.
4. Massenversand: Personalisierte Mails schlagen Verteiler-Versand außerdem um Faktor 10.
5. Kein Tracking: Wer keine Reaktionen dokumentiert, lernt nicht dazu.

Presseverteiler kaufen oder selbst aufbauen?

Für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen ist der selbst aufgebaute Verteiler also fast immer die bessere Wahl.

FAQ: Presseverteiler aufbauen

Wie viele Kontakte sollte mein Presseverteiler haben?

Für die meisten Selbstständigen sind 30 bis 50 hochwertige Kontakte optimal. Mehr ist nämlich nicht besser – mehr bedeutet meist auch schlechtere Pflege.

Kann ich meinen Presseverteiler kostenlos aufbauen?

Ja, vollständig. Eine Excel-Tabelle reicht völlig aus. Die Kontakte recherchierst du dabei über Impressen, LinkedIn und Redaktionsanrufe – alles kostenlos. Mehr Details findest du außerdem in unseren PR-Paketen für Medienveröffentlichungen.

Wie oft soll ich meinen Presseverteiler nutzen?

Nicht öfter als 1 bis 2 Mal pro Monat mit demselben Verteiler. Wer Journalisten überflutet, wird dagegen schnell ignoriert. Lieber selten und gezielt mailen.

Welche Software brauche ich für meinen Presseverteiler?

Excel oder Google Sheets reichen für den Start völlig aus. CRM-Systeme wie HubSpot oder spezielle PR-Tools wie Cision lohnen sich dagegen erst ab größerem Umfang oder im Team.

Fazit: Presseverteiler aufbauen ist Methode, nicht Magie

Wer einen Presseverteiler aufbauen will, der wirklich Wirkung zeigt, braucht weder teure Tools noch Massendaten. 30 bis 50 sorgfältig recherchierte Kontakte, eine saubere Excel-Struktur und konsequente Pflege schlagen jeden gekauften Verteiler. Wer die 5 Schritte konsequent umsetzt, hat nämlich in wenigen Wochen einen Verteiler, der echte Veröffentlichungen bringt.

Du willst Hilfe beim Aufbau deines Presseverteilers? In einem unverbindlichen Strategiegespräch schauen wir gemeinsam, welche Journalisten zu deinen Themen passen – und wie du sie strategisch ansprichst. Sichere dir jetzt deinen Termin.